Assistant(e) Chargé(e) des achats

A propos de Helen Keller Intl

Helen Keller International est une Organisation Non Gouvernementale Internationale à but non lucratif dont la mission est de sauver la vue et la vie des personnes les plus vulnérables et les plus défavorisées. Elle lutte contre les causes et les conséquences de la cécité et de la malnutrition en établissant des programmes basés sur des données et des travaux de recherche mener autour de la vision, de la santé et de la nutrition. Présente au Cameroun depuis 1992, nous intervenons plus spécifiquement dans la lutte contre les Maladies Tropicales Négligées et la malnutrition.

Helen Keller International Cameroun lance un appel à candidature pour le recrutement d’un(e) Assistant(e) Chargé(e) des achats , basé(e) à Yaoundé, qui accomplira les tâches décrites ci-dessous :

Intitulé du poste : Assistant(e) Chargé(e) des achats

Lieu d’affectation : Yaoundé, Cameroun

Supervisé par : Human Resources & Administrative Coordinator

Type de contrat : Contrat à durée déterminée

Durée du contrat : 1 an renouvelable

Étendue des fonctions

So u s la su p er v is i o n d u « H R & A d m i n istr a ti ve C o o r d i n at o r », l’Ass i s tant ( e) Chargé(e) des achats d e v ra a s su r er, c o n f o r m é m ent a u x p r o céd u r es d e H el e n K e ller, l’e x écut i o n effic a ce et effic i ente d es ac h ats d es b ie n s et se r v i c e s , d es c o n t r ats et d u p r o cessus d e r és e r v at i o n d es hô t e ls e t d es tic k e t s d e t r a n sport d e m ê m e qu ’il d e v ra a pp o r t e r u n a ppu i à la m ise en œ u v re d es a cti v i t é s d e s p r o g ra m m e s e t au f o n ct i o n n e m e n t qu o ti d i e n du bu r e a u .

Tâches spécifiques 

• Assister dans la rédaction et le suivi de l’exécution des contrats de prestation de service et informer le « H R & A d m i n istr a ti o n C o o r d i n at o r » de toute difficulté d’exécution ;
• Organiser et participer aux dépouillements des appels d’offres pour les achats de biens et le louage de services, rédiger les PV et veiller à ce que tous les soumissionnaires ayant pris part aux processus d’appel d’offres reçoivent des réponses après les dépouillements des cotations ;
• Assister au processus d’approvisionnement de Helen Keller en assurant la compétition, la transparence, l’équité, l’efficacité et veiller au respect des procédures,
• Préparer les demandes de paiements des commandes exécutées et les soumettre à la signature de la hiérarchie ;
• Suivre les processus de commandes des biens et des services jusqu’à leur exécution finale et tenir informé « H R & A d m i n istr a ti o n C o o r d i n at o r » de toute difficulté d’exécution ;
• Gestion du classement et archivage des dossiers administratifs, des achats et des contrats ;
• Collaborer avec l’Administration et la logistique pour l’entretien des bâtiments de Helen Keller.
• Assurer le suivi des contrats de consultance ainsi que l’archivage des rapports de consultance ;
• Collaborer avec l’administration et la logistique dans la gestion du matériel roulant ;
• Collaborer avec la Responsable RH & Administration dans la préparation et l’organisation des réunions et des voyages ;
• Actualiser la liste des prestataires et des fournisseurs le cas échéant ;
• Assister à l’élaboration des dossiers d'appel d'offres des biens et services et veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations nécessaires, selon les procédures de Helen Keller et/ou des bailleurs ;
• Faire la mise à jour mensuelle du répertoire des fournisseurs, des prestataires et des consultants qualifiés pour les besoins de Helen Keller Intl;
• Tenir à jour l’état des PV des consultations restreintes ;

·         Assister dans la préparation des rapports trimestriels et annuels sur la situation des achats et des contrats ;

·         Tenir et mettre à jour le plan d’Achat pour le bureau pays.

·         Veiller au respect des délais dans tout le processus de passation de marchés ;

·         Effectuer toute autre tâche qui lui serait demandée en lien avec ses compétences et de ses capacités.

A-     AUTRES

·         Assister dans la préparation des missions d’Audit du bureau ;

·         Assister dans le suivi des activités d’audit interne ou externe ;

·         Assister dans les réponses aux sollicitations de contrôle interne ;

·         Exécuter toute autre tâche assignée par la hiérarchie ;

·         Appuyer l’orientation des nouveaux staffs recrutés, aux procédures d’achat de Helen Keller Intl.

Qualifications

·         Minimum License en gestion des Achats et Approvisionnement, Administration des affaires, logistique ou t o u t autre d o m ai n e c o nn e x e j u g é p ertinent ;

·         Expérience professionnelle d'au moins trois (3) ans dont au moins cinq (02) ans dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale ;

·         La connaissance des règlements des donateurs, notamment de l'USAID, Banque Mondiale et/ou d'autres agences de développement de gouvernements étrangers, et d'autres agences de développement multilatérales en matières des achats est un atout.

·         Un intérêt pour les programmes de développement international et de santé publique ainsi qu'une compréhension de la synergie entre les composantes programmatiques, opérationnelles et financières de la conception et de la mise en œuvre des projets sont hautement souhaitables.

·         Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français.

·         Bon niveau (parlé et écrit) en anglais.

·         Très bonne connaissance de l'informatique, notamment de la suite bureautique Microsoft (Word ; PowerPoint ; Outlook), et solides compétences en Excel, y compris les tableaux croisés dynamiques.

·         Aptitude à:

o    Exercer des fonctions qui requièrent une grande attention aux détails ;

o    Hiérarchiser la charge de travail, d'assumer la responsabilité du travail et d'en assurer le suivi jusqu'à son achèvement.

o    Maintenir un équilibre en cas de stress.

o    Travailler dans une structure organisationnelle décentralisée avec une approche hautement collaborative.

o    Travailler en équipe

Constitution du dossier de candidature :

• Une lettre de motivation adressée au Directeur National ;
• Un curriculum vitae ;
• Personnes ou structures de références à contacter.

Pour postuler

Les candidats qualifiés doivent envoyer leur dossier complet à l’adresse [email protected] en indiquant le titre du poste en objet .  La date limite de recevabilité des candidatures : 08 Septembre 2022 à minuit, délai de rigueur .

Helen Keller est dédiée à constituer un effectif inclusif ou la diversité de tous genre est pleinement valorisée. 

Tous les candidats qualifiés recevront une considération pour un emploi sans égard à l’appartenance ethnique, la race, la caste, la couleur, la religion, le sexe, l’origine nationale, l’âge, le handicap ou toute autre caractéristique qui n’a aucune incidence sur la capacite d’accomplir les tâches requises. 

Nous nous engageons à fournir des aménagements raisonnables aux personnes handicapées. 

Si vous êtes une personne handicapée qualifiée et que vous avez besoin de demander une adaptation pendant le processus de demande d’emploi ou d’entretien, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail ci-dessus ou par téléphone : [email protected] >

NB  :     HELEN KELLER INTL

·         NE DEMANDE AUCUN FRAIS D’AUCUNE FORME AU CANDIDAT PENDANT TOUT LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEMANDE D’EMBAUCHE, TEST, ENTRETIENS, TRAITEMENT DES DOSSIERS OU FORMATIONS)

·         NE DEMANDE PAS D’INFORMATIONS SUR LES COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS

·         NE RECRUTE PAS A TRAVERS UNE AGENCE DE RECRUTEMENT